Como cliente, gerenciar um projeto criativo ou técnico de qualquer tamanho pode ser uma tarefa diferente e assustadora. Neste post gostaria de descrever a melhor maneira de aproveitar ao máximo do projeto de seu negócio - e mantê-lo no prazo, na trilha e dentro do orçamento.


1. Conheça o seu objetivo
A parte mais importante sobre garantir que seu projeto seja um sucesso é conhecer o problema que você está tentando resolver intimamente. Existem várias maneiras de descobrir exatamente o que você quer do projeto - mas o melhor é simplesmente fazer uma lista. Faça uma lista dos resultados práticos e de como eles se relacionam com as metas do negócio que proporcionará uma referência real - algo a ser avaliado quando o projeto for lançado. Deve-se dizer que, além de conhecer seus objetivos, você também deve conhecer seus recursos, suas limitações e como gostaria de trabalhar com elas.


2. Peça conselhos
Uma vez que o(s) problema (s) que você precisa resolver está claro em sua cabeça, peça conselhos. Qualquer agência digital ou de criação que você
contactar deve ser capaz de atender às suas necessidades e aprofundar - e ajudá-lo a realmente aprimorar sua visão. Ter uma opinião externa, assim como a opinião de uma equipe que trabalha com essas coisas todos os dias, contribui enormemente para o tipo de resultado obtido. Quem sabe - você pode ter acertado logo no início - mas pedir informações profissionais só pode ajudar no processo e melhorar sua direção.


3. Especifique, especifique, especifique
Quando tiver certeza de que você está na mesma página e pronto para começar o negócio, insista em um documento de especificação técnica ou escopo de projeto. Isso faz o seguinte:

  •     Permite que você, como cliente, se proteja. Ter uma versão escrita do que é esperado - recursos completos, datas estabelecidas,  fases do projeto e custo significa que não há ambigüidade sobre o que você está esperando por meio do seu investimento (dinheiro).
  •     Permite que a agência se proteja. Articular exatamente o que eles devem entregar e evita inversões de qualquer potencial "mas eu também precisava disso ..." situações instigadas pelo cliente no meio de um projeto já complexo.
  •     Depois disso, evita a distorção do escopo. Se não estiver na especificação, ela simplesmente não deve ser criada. Se você precisar de mais recursos na metade, precisará renegociar os termos, a linha do tempo e de forma realista, o orçamento. Não faça isso. Faça certo, cedo.

Fornece um documento para quando falar sobre o projeto com as partes interessadas é de grande importância para que o resultado final seja o esperado pelo cliente. Uma especificação não é opcional. É uma parte faturável do seu orçamento. Pode ser o melhor dinheiro que você já gastou.


4. Conheça o seu papel

Seu papel
É importante que você conheça sua função e suas responsabilidades no projeto e que isso seja comunicado claramente a todas as partes interessadas internas e à agência envolvida. Essa é a maneira mais fácil de garantir que as expectativas de todos sejam gerenciadas corretamente desde o início.

Stakeholders
Quem são as outras partes interessadas? Quais são suas responsabilidades e autoridade? Em que eles precisam estar envolvidos e por quê? Isso é fundamental - como diz o ditado, muitos cozinheiros estragam o caldo. Mantenha-se magro, sempre que possível - mas certifique-se de obter a política correta para evitar possíveis problemas.

Envolvimento precoce
Arrastar novas personalidades e responsabilidades para um processo que já está em pleno andamento é uma maneira infalível de quebrar o ímpeto do projeto. Certifique-se de que todos que precisam estar envolvidos recebam as informações em tempo suficiente, saibam o que é exigido deles e estejam envolvidos o quanto antes no processo. Ele ajuda infinitamente ao mapear essas reuniões iniciais e tomar decisões estratégicas sólidas desde o início.

Não domine
Tenha isso em mente, uma agência tem seus próprios processos e suas próprias idéias criativas com base em um histórico de sucesso. Você está pagando um bom dinheiro para os profissionais fazerem o melhor que podem - e, a menos que seja absolutamente necessário, é melhor fornecer orientação e orientação - e não dominar um processo que já esteja sendo tratado da melhor maneira possível.

Se parecer que o projeto está se movendo na direção errada ou você não está sendo incluído onde deveria estar, expresse-o. Qualquer boa agência pode dar o suporte de que você precisa e, se precisar de mais ajuda para entender quais são os próximos passos e como eles serão alcançados.

5. Dedique um líder ao projeto
Isso é realmente útil. Embora nem sempre seja possível, você deve tentar o máximo possível para nomear um líder de projeto. Esta pessoa deve:

  •     Ter autoridade para tomar as decisões rápidas que mantêm o projeto em movimento.
  •     Tenha uma visão geral sólida das metas e expectativas do projeto.
  •     Ter a capacidade de se comunicar diplomaticamente em nome dos interesses de ambas as partes.
  •     Esteja disponível - não faz sentido se a Débora for sua líder de projeto, mas depois passar metade do projeto de 4 semanas esquiando em Aspen.

6. Alimente o projeto de conteúdo
Com grandes sites vêm uma grande responsabilidade. É importante fazer um bom trabalho, o desserviço do conteúdo insatisfatório, porque você diminuirá a qualidade geral enormemente. Para obter melhores resultados, descubra as seguintes etapas no início do processo:

  •     Como é seu conteúdo? É texto, imagens e/ou vídeo?
  •     Quem é responsável por fornecer isso?
  •     Quanto tempo levará para obtê-lo?
  •     Quem vai colocá-lo no site?
  •     Está pronto para a web? Você precisa de ajuda para otimizá-lo para a Internet?
  •     Quem é responsável pelo seu gerenciamento de conteúdo pós-lançamento?

Alternativamente:  Se você não tem o recurso, precisa de alguém para fazer todo o conteúdo para você? Se sim, você precisará fazer um orçamento para isso.

7. Prepare-se para o lançamento
Internamente, provavelmente há algumas coisas que você precisa fazer antes que o projeto seja liberado para a decolagem. Algumas das outras coisas práticas que você precisa considerar são:

Técnico:  Quem gerencia seu domínio atual e hospeda informações? Você pode transferir esses detalhes para a equipe de desenvolvimento para que eles tenham o que precisam para mudar?
    Você precisa de acesso à análise do site?

Revisões pós-lançamento: Pode ser que, depois de viver com o produto por algum tempo, você queira fazer algumas revisões. Pequenos trabalhos adicionais de desenvolvimento devem ser orçados após a publicação. Normalmente você pode sentir a necessidade de adquirir outros projetos ou serviços da agência digital, para aprimoramento do seu negócio.

A longo prazo, a tecnologia da web se move rapidamente. Esteja preparado para o fato de que, mais adiante, você provavelmente terá que gastar algum tempo e dinheiro mantendo-o atualizado. Por isso, não tenha medo de pedir conselhos.

Apoio, suporte: Realisticamente, um site precisa de alguém para apoiá-lo. Mesmo algo tão simples como reiniciar um servidor requer algumas técnicas, assim como trazer o site de volta à vida após um tempo de inatividade inesperado. Então, considere:

  •     Você tem técnicos internos que gerenciam as coisas após o lançamento ou precisa de um acordo de suporte?
  •     Que tipo de apoio você vai precisar?


8. Comunique-se
E por último, mas certamente não menos importante - comunicar. Se um projeto falhar, geralmente pode ser rastreada até uma falha na comunicação entre os membros da equipe, o que acabou atrapalhando os objetivos maiores do projeto. E-mail é bom - mas o telefone e reuniões presenciais são melhores. É uma maneira muito melhor de avaliar a emoção e a intenção e evita que você tenha que escrever 1.000 palavras que talvez não articulem o tópico adequadamente. Pegar o telefone ou agendar uma reunião podem resolver com facilidade algo antes que ele se torne um problema.

Até mais pessoal, Gislaine Alves
Gerente de projetos ;)