Atualmente graças à popularização e acessibilidade de ferramentas como Excel e Powerpoint, utilidades como tabelas e gráficos se tornaram formas simples de transmitir números, mas dominar a arte de apresentar dados exige uma bela apresentação de dados, que vai além de criar ilustrações.

No mundo das apresentações devemos expor resultados para o chefe, informações para equipe ou até de uma proposta para possíveis investidores, seja qual for a ocasião, o objetivo geral dever ser causar impacto inesquecível ao público. Desta forma os dados devem ser divulgados de forma atraente e de fácil compreensão.

Não fique preocupado, por mais que seja sua situação no momento, estamos aqui para ajudar!

Criamos 6 dias super úteis e fáceis de serem aplicadas para você arrasar de agora em diante em suas apresentações.

01. Pense e lembre-se de responder as perguntas

Para responder a pergunta você deve analisar e definir o Indicadores-Chave de Desempenho, também conhecido por KPI (Key Performance Indicator) e deve ser definido da forma mais evidente de apresentá-lo. O KPI é um valor mensurável que expõe a eficiência do negócio, uma equipe, um projeto, entre outros.

Como exemplos de KPIs por áreas:

  • KPIs de produção: Indicadores de Capacidade, Produtividade,  Qualidade, Lucratividade, Rentabilidade, Competitividade, entre outros.
  • KPIs de marketing: Taxa de Conversão: Total de Vendas ÷ Total de Visitas ao site; Tíquete-Médio: Total de Receita ÷ Total de Vendas; Índice de engajamento: Total de visitantes que interagiram com a página ÷ Total de visitantes ou Índice de influência social: Total de posts “curtidos” ou “retuitados” ÷ Total de posts publicados, entre outros.
  • KPIs de vendas: número de leads gerados;número de leads qualificados; taxa de conversão;número de negócios fechados; entre outros.

Os indicadores de desempenho selecionados para a apresentação devem ser mensuráveis e precisos, alinhados com os objetivos estratégicos da organização e flexíveis às mudanças. Um exemplo no E-commerce, para se focar na taxa de conversão de seu site, é essencial criar um funil de vendas que mostre o número de visitantes que finalizaram uma compra em comparação com o número total de visitas ao site. O acompanhamento desse indicador abrange uma comparação de desempenho do site em diferentes situações e aperfeiçoá-lo de acordo com os diferentes aspectos da análise.

02. Comunique-se de forma clara

Não importa quão boa tenha sido sua análise, se ninguém compreendê-la. Nesta dica é importante lembrar que a comunicação é uma via de mão dupla, deve ser eficiente e clara ao seu público.
Pense no público ou perfil que quer transmitir sua apresentação. Quem você quer convencer com esses números? O que eles conhecem sobre o assunto?
Por exemplo, a forma com que se deve apresentar os mesmos dados para os sócios da empresa e para a equipe que trabalha nos projetos devem ser diferentes. Aos sócios que cuidam de muitos projetos ao mesmo tempo, consequentemente, preferem receber um resumo claro e sucinto dos dados. Por outro lado, a equipe geralmente preferem ver todo o processo do início ao fim, incluindo cada pequeno detalhe relevante que for encontrado.

03. Escolha sua forma de apresentação com sabedoria

Hora da prática: definir e preparar o gráfico. Será necessário escolher o melhor formato para os dados que possui, para assim determinar qual é o melhor gráfico para sua apresentação. Como escolher o melhor, se não tenho conhecimento dos tipos e para que serve ?! Para sanar suas dúvidas e contribuir com sua escolha, abaixo listamos os tipos de formas - gráfico e tabela - mais comuns e quando usá-los:

  • Gráfico em linhas: Usado para enfatizar valores contínuos (tendências). É o gráfico perfeito para  expor taxas de conversão, como exemplo, e bastante útil para números absolutos. A recomendação é para utilizá-lo apenas quando se tratar de uma tendência importante, e em especial quando seu eixo horizontal representar uma série temporal como dias, meses, anos, etc.
    grafico em linha tend?ncia
  • Gráfico em barras: Usado para realizar comparações entre valores em diferentes categorias ou alterações ao longo do tempo.O gráfico em barras é ideal para comparar um número limitado de categorias e evidencia as diferenças.
    barra
  • Tabela: Usada para expor dados para serem posteriormente usados como referência para consultas.As tabelas facilitam a identificação de diferenças, é ideal quando não há muita importância na tendência e sim nos números tabelados, especialmente quando há poucos números a serem visualizados.
    tabela
  • Gráfico em pizza: Usado para visualizar a relação entre a parte e o todo, com cada fatia representando uma categoria de dados. Para trabalhar com os gráficos em pizza recomendamos usar somente com os critérios a seguir: a) Exibirá poucas fatias e b) Quando há uma diferença considerável entre as categorias.
    pizza

04. A forma é importante

O aspecto estético deve ser deixado para o final, mas isso não significa que sua importância é inferior. Antes de divulgar qualquer coisa, revise a formatação. Vejamos alguns aspectos básicos de verificação:

  1. Uniformidade das informações, como exemplo as escalas. Você está usando semanas ou trimestres? Evite misturar as informações para não confudir o público e perda de foco à sua apresentação.
  2. A série deve ser forte. Verifique todos os dados analisados. Há alguma data faltando? Caso este dado não exista para determinado período, se necessário, enfatize esta ausência com uma lacuna em seu gráfico.
  3. Use gráficos e abreviações, pois contribui a manter o foco dos espectadores no que é importante. Não encha! Seja direto e use apenas abreviações que tem certeza que o público entenderá.
  4. Seja simples e legível, evite repetições.  Ser claro e objetivo é a chave para uma apresentação de sucesso. Por exemplo, inclua legendas apenas onde considerar que são essenciais na análise.

05. Mude a perspectiva

Esforça-te para encontrar a melhor perspectiva de seus dados analisados, é essencial, para não criar a “ilusão” do que na realidade não aconteceu, como uma grande melhoria, quando na verdade a situação não se alterou, é tudo uma questão de ótica. Seria o mesmo que achar que o verão vai acabar apenas por que fez um dia de frio extremo em meio ao calor. Mantenha o foco no que é importante, e faça as separações do bom e ruim. Basta manter uma base única, veja a seguir as diretrizes de quando for apresentar resultados:

Gráficos e Tabelas: 6 Dicas Infalíveis para Apresentar Dados

De forma geral, use zero como a base do seu gráfico, do qual seu eixo vertical deve sempre começar no zero. Assim, há contexto para que os diferentes gráficos possam ser comparados.
Observe os números absolutos, utilize-os para identificar uma tendência. Uma interpretação incompleta é olhar para as porcentagens e identificar aumentos ou reduções dos valores. Não há relevância se as alterações nos números reais forem pequenas e causarem pouco impacto.

06. Realize o teste de sua apresentação

A capacidade de concentração do ser humano já é baixa se a sua apresentação não cativar a atenção da plateia nos primeiros segundos, pode ser que você não consiga mais conquistá-la. Prepare uma apresentação curta, objetiva e clara.
Quando a apresentação estiver finalizada, faça um teste antes de sua apresentação ao público final. Procure pessoas com características semelhantes ao perfil de seu público, tais com idade, país, nível de intelectualidade, etc; faça sua apresentação e peça o feedback sincero. Por vezes nos envolvemos com todo o material que trabalhamos que torna-se díficil notar algo que não faz sentido. Vá além, peça a opinião de um amigo, pois ele poderá ajudar a perceber se há alguma falha em sua linha de pensamento e se a todos chegam à conclusão desejada ao final da sua apresentação. E é bom para verificar se a mensagem como um todo não está complexa.

Agora que você está preparado para o sucesso na próxima vez que for apresentar seus dados, vá com confiança e simpatia, e pronto – boa apresentação!

Essa dicas foram importantes para seu sucesso? Comente aí em nosso post!

Até a próxima,
Gislaine Alves ;)